Politique de confidentialité

Groove Club Agency (« nous », « notre agence ») accorde une importance particulière à la protection de vos données personnelles. Cette politique décrit les informations que nous collectons, la manière dont nous les utilisons, et les droits dont vous disposez.

1. Responsable du traitement

Groove Club Agency
Agence de booking et management house music
Email : contact@grooveclubagency.com
Téléphone : +33 7 68 24 43 33

2. Données collectées

Dans le cadre de nos activités, nous sommes amenés à collecter :

• Données clients & prospects : nom, coordonnées (email, téléphone), adresse, SIRET, numéro de TVA.
• Données contractuelles : prestations réservées, montants facturés, dates d'événements.
• Demandes de booking (formulaire du site) : nom du contact ou de l'établissement, email, téléphone, ville, nom du lieu, date envisagée, budget indicatif, artiste souhaité et message libre. Pour une demande d'entreprise, s'y ajoutent la raison sociale, l'effectif, le type de besoin et l'occasion.
• Provenance d'une demande : lorsque vous arrivez sur le site par un lien court que nous diffusons (bio Instagram, QR code sur une table, story, rappel de soirée), ce lien dépose dans l'adresse de la page une mention de son origine — par exemple « Instagram ». Si vous envoyez ensuite une demande, cette mention y est jointe. Elle nous sert uniquement à savoir quel canal amène des demandes. Pour qu'elle survive à un clic vers une autre page de notre site, elle est conservée le temps de votre visite dans la mémoire de votre onglet (sessionStorage) : elle disparaît dès que vous fermez l'onglet, n'est pas partagée entre vos appareils et ne permet pas de vous reconnaître d'une visite à l'autre. Ce n'est pas un traceur : elle ne suit pas votre navigation, ne mesure rien d'autre, et prend l'une des cinq valeurs que nous avons nous-mêmes définies — jamais une valeur libre.
• Candidatures d'artistes (page « Rejoindre ») : nom de scène, nom réel, email, téléphone, ville, style musical, niveau d'expérience, liens d'écoute (SoundCloud, Instagram, mixs) et message libre.
• Candidatures d'apporteurs d'affaires (page « Freelance ») : prénom et nom, email, téléphone, ville, statut professionnel, lien LinkedIn (facultatif), secteurs de votre réseau, et vos réponses libres sur le réseau que vous pouvez activer et un client potentiel.
• Prospection des établissements : pour présenter nos artistes à des bars, salles, brasseries et entreprises, nous constituons des fiches à partir d'informations publiques et professionnelles — nom de l'établissement, ville, adresse email de contact, prénom de l'interlocuteur quand il est connu. Chaque email de prospection indique d'où vient l'adresse et contient un lien de désinscription : un clic inscrit l'adresse sur notre liste d'exclusion, consultée avant chaque envoi, et nous ne vous écrivons plus.
• Correspondance par email : les messages envoyés à notre adresse de contact sont enregistrés dans notre outil de suivi — adresse et nom de l'expéditeur, objet, contenu du message et pièces jointes — afin de conserver l'historique des échanges.
• Réponses des DJ de notre réseau : lorsqu'un DJ que nous avons contacté ouvre le lien personnel reçu par email et répond à une proposition de date, nous enregistrons sa réponse (« je prends la date » ou « je passe ») et le moment où elle a été donnée, à côté de la date concernée. Aucune coordonnée nouvelle n'est recueillie à cette occasion, et aucune coordonnée bancaire n'est conservée : le cachet est réglé par l'organisateur en direct.
• Données bancaires agrégées : lorsque nous utilisons un service d'agrégation bancaire (Enable Banking) pour notre propre suivi comptable, les transactions du compte professionnel de l'agence sont accessibles en lecture seule, sans stockage d'identifiants bancaires.
• Signature électronique d'un contrat : lorsque vous signez en ligne un contrat — contrat cadre depuis votre espace client, ou contrat d'engagement d'une date depuis le lien qui vous a été transmis — nous enregistrons le nom et la qualité du signataire que vous saisissez, la date et l'heure de la signature, votre adresse IP et le navigateur utilisé. Ces deux dernières informations ne servent qu'à établir la preuve de la signature en cas de contestation (signature électronique simple, article 1366 du Code civil) : elles ne sont ni exploitées, ni recoupées, ni transmises à quiconque. Signer en ligne n'est jamais obligatoire — vous pouvez imprimer le contrat et nous le renvoyer signé.
• Données des visiteurs du site : un identifiant technique déposé dans votre navigateur, et — uniquement si vous nous la donnez — votre adresse email. Le détail est au point 10.

Les formulaires du site sont protégés contre les envois automatisés par une limitation du nombre de soumissions par adresse IP. Cette adresse sert uniquement à cette vérification, en mémoire et de façon temporaire : elle n'est pas enregistrée avec votre demande. La seule exception est la signature électronique d'un contrat, décrite ci-dessus, où l'adresse IP est conservée volontairement comme élément de preuve.

3. Finalités du traitement

• Gestion de la relation commerciale (devis, contrats, factures).
• Suivi comptable interne (rapprochement bancaire, dépenses, recettes).
• Communication relative aux prestations et événements.
• Réponse aux demandes de booking reçues via le site, et préparation du devis correspondant.
• Examen des candidatures d'artistes et suivi des échanges avec les candidats.
• Traitement et archivage de la correspondance reçue à notre adresse de contact.
• Prospection commerciale des établissements susceptibles d'accueillir nos artistes, et respect des demandes de ne plus être contacté.
• Proposition de dates aux DJ de notre réseau et attribution de la date à celui qui l'accepte.
• Mesure de la provenance des demandes : savoir lequel de nos canaux (Instagram, QR code, story) amène réellement des demandes, pour arrêter ceux qui n'en amènent pas.
• Respect des obligations légales (conservation des factures 10 ans, etc.).
• Fonctionnement des interactions du site : compter les « j'aime » et les « j'y serai » sans les compter deux fois, vous envoyer le rappel de soirée que vous avez demandé, et vous annoncer nos prochaines dates si vous l'avez coché.

4. Base légale

Les traitements reposent sur l'exécution d'un contrat, l'obligation légale (comptabilité), ou notre intérêt légitime à conduire nos activités commerciales.

Pour une demande de booking, une candidature d'artiste ou un email que vous nous adressez, le traitement repose sur votre démarche volontaire et sur les mesures précontractuelles prises à votre demande : vous nous transmettez ces informations pour que nous vous répondions.

La prospection des établissements repose sur notre intérêt légitime à faire connaître nos artistes aux professionnels dont c'est l'activité. Vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans justification, par le lien présent dans chaque email ou en nous écrivant.

La signature électronique d'un contrat repose sur l'exécution du contrat lui-même, et la conservation de ses éléments de preuve (horodatage, adresse IP, navigateur) sur notre intérêt légitime à pouvoir établir qu'il a bien été signé, par qui et quand.

Les interactions du site vitrine font exception : le rappel de soirée et l'annonce des prochaines dates reposent uniquement sur votre consentement, que vous donnez en saisissant votre adresse (et, pour les annonces, en cochant une case qui ne l'est jamais d'avance). Vous pouvez le retirer à tout moment, en un clic, depuis n'importe lequel de nos emails.

5. Destinataires

Vos données ne sont communiquées qu'aux personnes habilitées au sein de Groove Club Agency, à nos prestataires de confiance, et aux autorités compétentes si la loi l'exige. Aucune donnée n'est vendue, louée ou cédée à des tiers, et nous ne faisons pas de publicité ciblée.

Nos prestataires techniques sont Netlify (hébergement du site et stockage des données), Resend (acheminement des emails) et Cloudinary (images). Ces sociétés étant établies aux États-Unis, les transferts correspondants sont encadrés par les garanties prévues par le RGPD (clauses contractuelles types de la Commission européenne).

6. Durée de conservation

• Données clients : durée de la relation commerciale + 3 ans.
• Factures et documents comptables : 10 ans (obligation légale).
• Prospects n'ayant pas contractualisé : 3 ans maximum.
• Demandes de booking et candidatures d'artistes : les 300 plus récentes de chaque type sont conservées, les plus anciennes étant automatiquement supprimées. Une demande qui aboutit à une prestation suit ensuite la durée applicable aux données clients.
• Candidatures d'apporteurs d'affaires : les 300 plus récentes sont conservées, les plus anciennes étant automatiquement supprimées ; supprimées plus tôt sur simple demande.
• Correspondance par email : les 200 messages les plus récents sont conservés dans l'outil de suivi, les plus anciens étant automatiquement supprimés.
• Réponse d'un DJ à une proposition de date : conservée avec la date concernée, et supprimée en même temps qu'elle.
• Provenance d'une demande : conservée avec la demande et avec la fiche prospect correspondante, et supprimée en même temps qu'elles.
• Transactions bancaires agrégées : uniquement dans les limites imposées par le prestataire PSD2 (90 jours glissants).
• Adresse laissée pour un rappel de soirée : jusqu'à l'envoi du rappel, puis supprimée automatiquement. Elle ne sert qu'une fois, pour ce à quoi vous l'avez donnée.
• Adresse inscrite aux annonces de dates : jusqu'à votre désabonnement.
• Adresse inscrite sur la liste d'exclusion de la prospection : conservée aussi longtemps que nous menons de la prospection, dans le seul but de ne plus vous écrire. La supprimer reviendrait à pouvoir vous recontacter.
• Identifiant technique de navigateur : tant que l'interaction correspondante existe. Retirer votre « j'aime » ou votre « j'y serai » l'efface.
• Éléments de preuve d'une signature électronique (horodatage, adresse IP, navigateur) : aussi longtemps que le contrat qu'ils accompagnent, et supprimés avec lui.

7. Sécurité

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées : authentification forte, chiffrement en transit (TLS), stockage sécurisé, accès restreint aux administrateurs de l'agence.

8. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Pour exercer ces droits, contactez-nous à contact@grooveclubagency.com.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.

9. Cookies et stockage local

Le site grooveclubagency.com n'utilise que des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement. Aucun cookie de suivi publicitaire n'est déposé, et nous n'utilisons aucun outil de mesure d'audience tiers.

Si vous utilisez les interactions du site (cœur, « j'y serai », dédicaces), votre navigateur conserve un identifiant aléatoire dans son stockage local. Il ne sert qu'à une chose : que vos propres gestes vous soient rendus — savoir que vous avez déjà aimé cet artiste, pour ne pas le compter deux fois et pour vous permettre de le retirer. Il n'est associé à aucun nom, ne suit votre navigation nulle part ailleurs, et n'est transmis à personne. Vider les données du site dans votre navigateur le supprime.

10. Les interactions du site vitrine

Le site propose quelques interactions publiques. Elles fonctionnent sans compte, et voici exactement ce qu'elles collectent.

Le cœur sur un artiste et le « j'y serai » sur une date ne collectent aucune donnée personnelle. Votre navigateur tire un identifiant aléatoire, que nos serveurs ne conservent que sous une forme chiffrée et non réversible, afin de ne pas compter deux fois la même personne. Nous ne savons pas qui vous êtes, et nous ne cherchons pas à le savoir.

Le rappel de soirée vous demande votre adresse email. Elle sert uniquement à vous envoyer un message la veille de la soirée que vous avez choisie, puis elle est effacée. Nous ne l'utilisons pour rien d'autre.

L'annonce des prochaines dates est une option distincte, proposée par une case décochée par défaut. Si vous la cochez, votre adresse est conservée pour vous prévenir quand de nouvelles dates sont annoncées — et jusque-là seulement. Chaque email que nous vous envoyons contient un lien de désabonnement qui retire votre adresse de partout, immédiatement et sans avoir à nous écrire.

Le mur de dédicaces et les lieux proposés publient le texte que vous saisissez, après relecture de notre part. Il est visible de tous : n'y écrivez pas d'information personnelle — ni la vôtre, ni celle de quelqu'un d'autre. Nous pouvons retirer à tout moment un message inapproprié.

Aucune de ces informations n'alimente de profilage, de publicité, ni de revente. Pour faire supprimer quoi que ce soit, un simple email à contact@grooveclubagency.com suffit.

Ces interactions ne s'adressent pas aux personnes de moins de 15 ans. Si vous avez moins de 15 ans, ne nous laissez pas votre adresse email sans l'accord de vos parents ; si nous apprenons qu'une adresse a été fournie dans ces conditions, nous la supprimons.

11. Modifications

Cette politique peut être mise à jour. La version en vigueur est toujours celle publiée sur cette page.